sumbar.relasipublik.com // Tanah Datar
Pengelolaan arsip tidak hanya soal menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna dikelola sesuai aturan agar tidak menjadi beban administrasi maupun celah kebocoran informasi. Komitmen itu ditunjukkan Pemerintah Kabupaten Tanah Datar melalui pemusnahan arsip inaktif milik Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) yang telah habis masa retensinya.
Pemusnahan arsip tersebut dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Datar di Aula Kantor Diskominfo, Selasa (9/6/2026), sebagai bagian dari upaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, efisien, dan akuntabel.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Datar, Armen Yudi, menegaskan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar mengurangi tumpukan dokumen, tetapi merupakan amanat regulasi yang harus dilaksanakan sesuai ketentuan.
Menurutnya, kegiatan tersebut berpedoman pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengatur bahwa arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna dapat dimusnahkan melalui prosedur yang sah.
“Tujuannya ada dua. Pertama, menghemat ruang dan sumber daya karena dokumen yang sudah tidak diperlukan tidak perlu terus disimpan. Kedua, melindungi data dan informasi agar tidak jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggung jawab,” ujar Armen Yudi.
Ia menjelaskan, seluruh dokumen yang dimusnahkan telah melalui tahapan verifikasi dan penilaian sesuai ketentuan. Proses pemusnahan juga dilakukan secara tertutup melalui pencacahan dan pembakaran dengan pengawasan langsung dari tim berwenang guna memastikan tidak ada informasi yang bocor atau disalahgunakan.
Langkah tersebut dinilai penting di tengah meningkatnya tuntutan terhadap keamanan informasi dan tertib administrasi pemerintahan.
Armen juga memberikan apresiasi kepada Diskominfo Tanah Datar yang dinilai konsisten menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan arsip sesuai standar yang berlaku.
“Semoga komitmen ini mampu dipertahankan dan bahkan ditingkatkan sehingga prestasi pengelolaan arsip yang telah diraih sebelumnya dapat kembali dipertahankan pada penilaian mendatang,” katanya.
Sementara itu, Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tanah Datar, Dedi Tri Widono, menegaskan bahwa arsip yang dimusnahkan bukan dilakukan secara sembarangan, melainkan merupakan tahapan akhir dari proses panjang yang melibatkan kajian dan penilaian mendalam.
Menurutnya, arsip yang dimusnahkan merupakan arsip inaktif tahun 2018 yang telah habis masa retensinya serta tidak lagi memiliki nilai administrasi, hukum, maupun historis.
“Ini merupakan tahap akhir dari proses yang telah melalui penilaian dan kajian secara mendalam serta memperoleh persetujuan resmi sesuai ketentuan. Hari ini lebih dari 450 berkas yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dimusnahkan sebagai bentuk kepatuhan terhadap regulasi kearsipan,” jelas Dedi.
Ia menambahkan, pengelolaan arsip yang baik menjadi bagian penting dalam membangun pemerintahan yang modern, transparan, dan profesional. Karena itu, setiap tahapan mulai dari penciptaan, penyimpanan hingga pemusnahan arsip harus dilakukan secara terukur dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pemusnahan arsip tersebut sekaligus menjadi bukti bahwa reformasi birokrasi tidak hanya diwujudkan melalui pelayanan publik, tetapi juga melalui penguatan tata kelola administrasi yang rapi, efisien, dan aman.
Di era keterbukaan informasi dan digitalisasi saat ini, arsip yang tertata dengan baik menjadi aset penting bagi organisasi. Sebaliknya, arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan tidak dikelola secara tepat justru dapat menjadi beban sekaligus risiko.
Melalui langkah ini, Pemerintah Kabupaten Tanah Datar menunjukkan komitmennya dalam membangun sistem kearsipan yang profesional, menjaga keamanan informasi, sekaligus meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan yang lebih efektif dan akuntabel(d13)
